Filter di dalam Microsoft Access [2/6]

PENGGUNAAN FILTER SECARA MANUAL

Sebelum mempelajari bagian ini, sebaiknya harap memahami dahulu bahasan sebelumnya dengan judul "Filter di dalam Microsoft Access [1/6]". Menyaring data atau disebut juga filter data merupakan proses memperlihatkan sejumlah data dengan menyembunyikan data lainnya. Dengan kata lain, penyaringan data ini hanya menampilkan record-record yang kita kehendaki saja, sedangkan record-record lainnya disembunyikan (bukan dihapus). Penggunaan filter secara manual hanya dapat dilakukan pada object Table, Query dan Form, dengan syarat object-object tersebut dalam keadaan terbuka (open).

Dalam hal penggunaan filter secara manual ini, terdapat tiga cara untuk melakukannya, yaitu:

1. Menggunakan menu. Untuk fasilitas ini, dapat diakses di menu Records -> Filter.

2. Menggunakan toolbar. Untuk menggunakannya, harus diperlihatkan dahulu toolbar Filter. Caranya adalah dengan klik menu View -> Toolbars -> Customize. Lalu pada tab Toolbars, aktifkan toolbar Filter/Sort, kemudian klik tombol OK. Maka pada toolbar Access muncul toolbar Filter/Sort. Mungkin saja toolbar Filter ini belum lengkap, maka Anda harus melengkapinya sendiri menggunakan fasilitas Customize. Selain itu, fasilitas filter ini terdapat pula pada toolbar "Table Datasheet", "Query Datasheet", dan "Form View".

3. Menggunakan menu popup. Cara ini paling mudah, karena hanya tinggal klik kanan pada data yang dipilih, maka akan muncul menu popup Filter, dengan pilihan yang tersedia didalamnya.

JENIS-JENIS FILTER

Terdapat tiga jenis filter (penyaringan data) menggunakan criteria data yang dapat dipilih, yaitu:

1. Filter By Selection, yaitu proses penyaringan data menggunakan criteria sesuai dengan data yang sedang dipilih. Untuk melakukan proses ini langkah-langkahnya sebagai berikut:

- Pilih dahulu field yang berisi data (dengan cara kursor disimpan di field tersebut), dimana data tersebut merupakan criteria yang digunakan untuk penyaringan.

- Klik menu Records -> Filter -> Filter By Selection atau klik toolbar Filter By Selection yang berada pada toolbar Filter/Sort, atau dengan cara klik kanan field yang hendak disaring tersebut, kemudian pilih menu Filter By Selection.

2. Filter Excluding Selection, yaitu proses penyaringan data menggunakan criteria selain data yang sedang dipilih. Untuk melakukan proses ini langkah-langkahnya sebagai berikut:

- Pilih dahulu field yang berisi data (dengan cara kursor disimpan di field tersebut), dimana data tersebut merupakan criteria yang digunakan untuk penyaringan.

- Klik menu Records -> Filter -> Filter Excluding Selection atau klik toolbar Filter Excluding Selection yang berada pada toolbar Filter/Sort atau dengan cara klik kanan field yang hendak disaring tersebut, kemudian pilih menu Filter Excluding Selection.

3. Filter By Form, yaitu proses penyaringan data menggunakan criteria tertentu yang dapat kita tentukan sendiri (custom filter). Untuk melakukan proses ini langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

- Klik menu Records -> Filter -> Filter By Form atau klik toolbar Filter By Form.

- Setelah itu, ketikkan criterianya pada field yang hendak disaring tersebut, misalnya ">100", Like "Udin*", Between 100 and 10000, dan lain-lain (untuk mengetahui lebih jauh mengenai pembuatan criteria, silahkan pelajari kembali tips sebelumnya).

- Kemudian klik menu Records -> Filter -> Apply Filter/Sort atau klik toolbar Apply Filter atau dengan cara menekan tombol ENTER pada keyboard. Apply Filter digunakan untuk menjalankan filter atau menampilkan data yang telah disaring, sehingga data yang muncul didalam datasheet merupakan hasil dari penyaringan data yang telah ditentukan tersebut.

Filter By Form lebih luas jangkauan filternya, karena kita dapat mengetikkan criteria sendiri di field manapun yang terdapat pada object.

MENGHAPUS FILTER

Data yang telah di filter dapat diperlihatkan kembali secara utuh. Untuk menghapus penyaringan data sehingga data yang muncul didalam datasheet menjadi terlihat semua (show all record), klik menu Records -> Remove Filter/Sort atau klik kanan pada suatu field didalam datasheet tersebut, kemudian pilih menu Remove Filter/Sort atau bisa juga klik toolbar Remove Filter.